分工合作⎜一加一大於二

分工合作

  在這資訊大爆炸的時代裡,有效的分工合作成為了一種優勢,妥善分配處理資訊量可以更快速地達成團隊的績效。

  不論是在家庭、同事之間、創業初期、旅遊...都需要這份合作模式,它的優點在於「對同一個目標,或共同處理的事件,可以著手於擅長的部分,而不需花太多時間在不擅長的地方。」

有效分工

  有效分工顧名思義指的是提升分工的效率,那麼該如何提升效率呢?以下我提供幾個簡單的方式供大家猜考。

事先訂定好行事原則

  這裡引用「與成功有約:高效能人士的七個習慣」的觀念,我們將某件目標、計畫的「行事原則」訂定清楚,讓所有人清楚知道自己負責的部分該遵循的理念、原則、方向...

  這樣的好處在於「只看結果,不論過程」,你不用花費大量的時間在監督、討論、檢驗,而是只要定期審核即可。

舉例:

  今天與朋友合夥開一間酒吧,朋友對於設計較擅長,所以店裡的酒單Menu設計由他接下,那麼在酒單Menu的設計之前,我們可以事先擬定好原則。

1.酒單需標示清楚的價格、風味、原料

2.要符合店內的風格特色

3.要有店家資訊:開關店時間、低消、IG.FB社群媒體、清潔費

  如此一來的好處是我不需要時常去關心進度,而是定好一個審核日期即可。事先訂定原則還有一項優點,就是不用擔心成品出來會與心中了理想相差甚遠。

分工合作⎟放心授權才能成就更大
放心授權才能成就更大

 

  有些設計類型的產品、或是活動規劃往往在審核階段被客戶、上司打槍,這大部分的原因來自於「執行的人忙得要死卻不知道你心中的理想樣子」。

  所以事先定好原則可以讓雙方省下不少的爭執、修改、重新開始的時間,在審核日之前也可以安心處理自己負責的部分,不需留心於他人就能更專心致志,減少時間與花費心力效率自然提高。

建立信任

  在職場上或是團體活動中,建立起分工合作的關鍵因素在於「成員間彼此的信任」,如果沒有了信任基本上是沒辦法達成這套工作模式。

  那麼要如何建立信任呢?

  就我自己的經驗和觀點來看(當然你可以參考更多書籍和他人的意見),或許「直來直往」是一個不錯的方式。
我在與朋友、同事之間尋求合作之前,會先說明合作期間我講話會很直接,也希望大家都以這種方式對待彼此,就是所謂的誠信原則!不對彼此說謊!

  切記要有這項共識:難聽的實話勝過悅耳的謊言

舉例:
大學社團期間,我們報名了「大學爽⏤全國街舞大賽」,這一支排舞是我們12人的意見、想法、
交流所激盪出來的作品。

大學爽Colleage High⎜建立信任與分工合作的那段日子

  在面對12個人的分工下,我們要處理風格、服裝、隊形、走位、對拍、畫面、基礎練習...除了上述提到的「訂定原則」,我們這段期間的核心觀念就是「有話直接講」,不管說出來的話再難聽那終究是實話,對彼此之間沒有隱瞞。

  這當中的批評包括:對服裝的不滿、隊形走位不順、排舞很醜、練習時間的調配...當所有人毫無保留的說出意見時,每個人都清楚了解彼此的想法,固然不用憂心於揣測、不安,而是更加信任團隊、共同目標明確、向心力比以往凝聚!整體的效率更是前所未見!

適時的給予援助

  在上述我們提到不需憂心於過程中「檢討、監督、討論、檢驗...」的原則式做法,這並不代表過程中不能給予援助,一個計畫的執行總會有快有慢,當個人的部分告一段落時,可以適時的給予團隊援助,讓彼此向心力往上,降低整體花費的時間。分工合作⎜有效分工,適時給予幫助

舉例:
  延續上述酒吧酒單的例子,當我的朋友在製作酒單的同時,我在空閒之餘就可以在網路上替他尋找靈感、圖片、風格、樣式...

  甚至是後面的細項,例如:紙的材質、尺寸、擺放位置...當我們給予援助的同時,記得遵循上述的行事原則,這樣一來就不用擔心自己在狀況外,二來你也可以更清楚了解該部分的工作內容。

  最後是幫助別人的確會讓自己的心情變好,整體的氣氛也是效率的關鍵之一!

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